Takograf verileri ne kadar süreyle saklanmalıdır?

Kapsamlı bir rehber

Dijital takograf, ticari karayolu taşımacılığında vazgeçilmez bir araçtır. Sürüş süreleri, dinlenme süreleri ve kat edilen mesafeler gibi önemli verileri kaydeder ve şirketlerin ve yetkililerin yasal düzenlemelere uyumu izlemelerine yardımcı olur. Bu verilerin ne kadar süreyle saklanması gerektiği sorusu filo operatörleri, lojistik şirketleri ve profesyonel sürücüler için çok önemlidir. Bu makalede, takograf verilerinin saklama süreleri, yasal arka plan ve yönetim ve arşivleme ile ilgili pratik ipuçları hakkında kapsamlı bir genel bakış sunuyoruz.

Takograf verilerinin saklanması için yasal dayanak

Takograf verilerinin saklama süresi ulusal ve Avrupa düzeyinde çeşitli yasal düzenlemelerle belirlenmiştir. En önemli yasal dayanaklar şunlardır

• 165/2014 sayılı Yönetmelik (AB): Bu yönetmelik takograflar için teknik gereklilikleri düzenler ve verilerin saklanmasına ilişkin hükümler içerir.
• Karayolu taşımacılığında sosyal hükümler (Yönetmelik (EC) No. 561/2006): Bu yönetmelik, sürüş ve dinlenme sürelerinin nasıl belgelendirilmesi ve saklanması gerektiğini belirler.
• Sürüş Personeli Yasası (FPersG) ve Sürüş Personeli Yönetmeliği (FPersV): Bu Alman yönetmelikleri Avrupa yönetmeliklerini somutlaştırmakta ve Almanya’da veri saklama için ek gereklilikler içermektedir.

Şirketler ve sürücüler için yükümlülükler

Yukarıda belirtilen yönetmeliklere göre, şirketler dijital takograf ve sürücü kartlarından elde edilen verileri en az bir yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. En önemli yükümlülükler şunlardır

• Verilerin düzenli olarak yedeklenmesi: Operatörler takograflardaki verileri en az 90 günde bir, sürücü kartlarındaki verileri ise en az 28 günde bir okumalıdır.
• Güvenli depolama yeri: Depolanan veriler manipülasyona ve kayba karşı korunmalıdır.
• Talep üzerine sağlama: Federal Eşya Taşımacılığı Dairesi (BAG) veya polis gibi kontrol makamları istedikleri zaman verileri incelemek için talep edebilir.

Ayrıntılı olarak saklama süreleri

Saklama süresi veri türüne ve yasal gerekliliklere bağlıdır.

1. takograf verileri

Doğrudan dijital takografta depolanan veriler en az bir yıl süreyle saklanmalıdır. Bu aşağıdakiler için geçerlidir

• Sürüş süreleri
• Dinlenme süreleri
• Çalışma saatleri
• Hız kayıtları

Bu veriler, karayolu trafiğindeki sosyal düzenlemelere uyumu kontrol etmek için kullanılır ve yetkililer tarafından yapılan kontroller sırasında büyük önem taşır.

2. sürücü kartı verileri

Sürücü kartındaki veriler de en az bir yıl süreyle saklanmalıdır. Bu kart, aşağıdakiler de dahil olmak üzere sürücünün kişisel sürüş verilerini saklar

• Günlük çalışma saatlerinin başlangıcı ve bitişi
• Sürüş ve dinlenme süreleri
• Yönetmelik ihlalleri

3. diğer operasyonel belgeler

Gerçek takograf verilerine ek olarak, Sürüş Personeli Yasası ile bağlantılı olarak tutulması gereken başka belgeler de vardır. Bunlar şunları içerir

• Çalışma süresi kayıtları: en az iki yıl
• Eğitim ve sürücü eğitimi belgeleri: gereksinimlere bağlı olarak bir ila beş yıl arasında
• Dijital takografın bakım ve kalibrasyon kayıtları: en az iki yıl

Saklama sürelerine uymak neden önemlidir?

Saklama sürelerine uymak sadece yasal bir zorunluluk değildir, aynı zamanda şirketleri yasal sonuçlardan ve yüksek para cezalarından korur. Yönetmelik ihlalleri hem şirketler hem de sürücüler için geçerli olan ağır cezalara neden olabilir.

İhlallerin sonuçları

• Para cezaları: Depolama yükümlülüğünün ihlali birkaç bin avro para cezası ile cezalandırılabilir.
• İmaj kaybı: Kural ihlalleri bir şirketin itibarına zarar verebilir ve müşterilerin güvenini etkileyebilir.
• Sorumluluk riskleri: Kaza veya anlaşmazlık durumunda, depolanan veriler genellikle kanıt görevi görür. Kayıp olmaları halinde bunun yasal dezavantajları olabilir.

Takograf verilerinin arşivlenmesi için pratik ipuçları

Verilerin etkili bir şekilde yönetilmesi ve arşivlenmesi, yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi için çok önemlidir. İşte bazı en iyi uygulamalar:

1. otomatik veri yedekleme

Verileri düzenli ve otomatik olarak okuyan ve kaydeden yazılım çözümlerine güvenin. Bu, teslim tarihlerini kaçırma riskini azaltır.

2. bulut tabanlı sistemler

Bulut çözümleri, verilerin güvenli ve merkezi bir şekilde depolanması avantajını sunar. Ayrıca verilere farklı konumlardan erişimi de kolaylaştırır.

3. Çalışanların eğitimi

Sürücülerinizi ve idari personelinizi veri saklamanın önemi konusunda duyarlı hale getirin ve onları dijital takografların kullanımı konusunda eğitin.

4. veri korumasına dikkat edin

Saklanan verilerin yetkisiz erişime karşı korunduğundan ve veri koruma yönergelerine uyulduğundan emin olun.

Uygulamada dijital takograflar: günlük yaşamdan bir örnek

Aşağıdaki senaryoyu hayal edelim: Orta ölçekli bir lojistik şirketi 20 kamyondan oluşan bir filo işletmektedir. Yönetim, takograf verilerini her 28 günde bir otomatik olarak okuyan ve güvenli bir sunucuda saklayan bir yazılım uygulamıştır.

Bu otomatik çözüm sayesinde veriler her zaman kullanılabilir durumdadır. Federal Eşya Taşımacılığı Dairesi (FOPH) tarafından bir denetim yapılması durumunda, sorumlular istenen verileri birkaç dakika içinde sağlayabilir. Bu da denetimin sorunsuz ve cezasız bir şekilde yürütülmesini sağlar.

Sonuç

Takograf verilerinin uygun şekilde saklanması, karayolu taşımacılığı sektöründe uyumluluğun merkezi bir bileşenidir. Şirketler, cezalardan kaçınmak ve operasyonlarını korumak için yasal gerekliliklere uyduklarından emin olmalıdır.

Filo operatörleri modern teknolojiyi kullanarak, düzenli eğitim alarak ve veri koruma yönetmeliklerine uyarak verilerinin arşivlenmesini verimli bir şekilde organize edebilirler. Her zaman en son yasal gerekliliklerden haberdar olun ve şirketinizi hoş olmayan sürprizlerden koruyun.