Per quanto tempo devono essere conservati i dati del tachigrafo?

Una guida completa

Il tachigrafo digitale è uno strumento indispensabile nel trasporto commerciale su strada. Registra dati importanti come i tempi di guida, i periodi di riposo e le distanze percorse e aiuta le aziende e le autorità a monitorare il rispetto delle norme di legge. La questione della durata di conservazione di questi dati è fondamentale per gli operatori delle flotte, le aziende di logistica e i conducenti professionisti. In questo articolo forniamo una panoramica completa sui periodi di conservazione dei dati del tachigrafo, sul contesto legale e sui consigli pratici per l’amministrazione e l’archiviazione.

Base giuridica per la conservazione dei dati del tachigrafo

Il periodo di conservazione dei dati del tachigrafo è determinato da diverse normative legali a livello nazionale ed europeo. Le basi giuridiche più importanti sono

• Regolamento (UE) n. 165/2014: questo regolamento disciplina i requisiti tecnici dei tachigrafi e contiene disposizioni sulla conservazione dei dati.
• Disposizioni sociali nel trasporto su strada (Regolamento (CE) n. 561/2006): Questo regolamento stabilisce come devono essere documentati e conservati i periodi di guida e di riposo.
• Legge sul personale di guida (FPersG) e Ordinanza sul personale di guida (FPersV): Queste normative tedesche concretizzano le normative europee e contengono ulteriori requisiti per la conservazione dei dati in Germania.

Obblighi per le aziende e i conducenti

In base alla normativa citata, le aziende sono obbligate a conservare i dati dei tachigrafi digitali e delle carte dei conducenti per almeno un anno. Gli obblighi più importanti includono

• Backup regolare dei dati: Gli operatori devono leggere i dati dei tachigrafi almeno ogni 90 giorni e quelli delle carte del conducente almeno ogni 28 giorni.
• Luogo di archiviazione sicuro: i dati archiviati devono essere protetti da manipolazioni e perdite.
• Fornitura su richiesta: le autorità di controllo come l’Ufficio Federale per il Trasporto Merci (BAG) o la polizia possono richiedere i dati per esaminarli in qualsiasi momento.

Periodi di conservazione in dettaglio

La durata della conservazione dipende dal tipo di dati e dai requisiti legali.

1. dati del tachigrafo

I dati memorizzati direttamente nel tachigrafo digitale devono essere conservati per almeno un anno. Questo vale per

• Tempi di guida
• Periodi di riposo
• Orario di lavoro
• Registrazioni di velocità

Questi dati vengono utilizzati per verificare il rispetto delle norme sociali nel traffico stradale e sono di grande importanza durante i controlli delle autorità.

2. dati della carta del conducente

Anche i dati della carta del conducente devono essere conservati per almeno un anno. Questa carta contiene i dati personali del conducente, tra cui

• Inizio e fine dell’orario di lavoro giornaliero
• Tempi di guida e di riposo
• Violazioni del regolamento

3. altri documenti operativi

Oltre ai dati del tachigrafo, ci sono altri documenti che devono essere conservati in relazione alla legge sul personale di guida. Questi includono

• Registri dell’orario di lavoro: almeno due anni
• Documenti relativi alla formazione e all’addestramento dei conducenti: da uno a cinque anni, a seconda dei requisiti.
• Registri di manutenzione e calibrazione del tachigrafo digitale: almeno due anni.

Perché è importante rispettare i periodi di conservazione?

Il rispetto dei periodi di conservazione non è solo un obbligo di legge, ma protegge anche le aziende da conseguenze legali e multe salate. Le violazioni delle norme possono comportare gravi sanzioni sia per le aziende che per i conducenti.

Conseguenze delle violazioni

• Multe: Le violazioni dell’obbligo di stoccaggio possono essere sanzionate con multe di diverse migliaia di euro.
• Perdita di immagine: le violazioni delle regole possono danneggiare la reputazione di un’azienda e intaccare la fiducia dei clienti.
• Rischi di responsabilità: In caso di incidenti o controversie, i dati archiviati servono spesso come prova. Se mancano, questo può comportare degli svantaggi legali.

Consigli pratici per l’archiviazione dei dati del tachigrafo

Una gestione e un’archiviazione efficace dei dati è essenziale per soddisfare i requisiti legali. Ecco alcune buone pratiche:

1. backup automatizzato dei dati

Affidati a soluzioni software che leggono e salvano i dati regolarmente e automaticamente. In questo modo si riduce il rischio di non rispettare le scadenze.

2. sistemi basati sul cloud

Le soluzioni cloud offrono il vantaggio di archiviare i dati in modo sicuro e centralizzato. Inoltre, rendono più facile l’accesso ai dati da luoghi diversi.

3. formazione dei dipendenti

Sensibilizza i tuoi autisti e il personale amministrativo sull’importanza della conservazione dei dati e formali all’uso dei tachigrafi digitali.

4. rispettare la protezione dei dati

Assicurati che i dati archiviati siano protetti da accessi non autorizzati e che vengano rispettate le linee guida sulla protezione dei dati.

I tachigrafi digitali nella pratica: un esempio dalla vita quotidiana

Immaginiamo il seguente scenario: Un’azienda di logistica di medie dimensioni gestisce una flotta di 20 camion. La direzione ha implementato un software che legge automaticamente i dati del tachigrafo ogni 28 giorni e li archivia su un server sicuro.

Grazie a questa soluzione automatizzata, i dati sono sempre disponibili. In caso di ispezione da parte dell’Ufficio Federale del Trasporto Merci (UFSP), i responsabili possono fornire i dati richiesti in pochi minuti. Questo garantisce che l’ispezione si svolga senza intoppi e senza sanzioni.

Conclusione

La corretta archiviazione dei dati del tachigrafo è una componente fondamentale della conformità nel settore del trasporto su strada. Le aziende devono assicurarsi di rispettare i requisiti di legge per evitare sanzioni e salvaguardare le operazioni.

Grazie all’utilizzo di tecnologie moderne, a una formazione regolare e al rispetto delle norme sulla protezione dei dati, gli operatori di flotte possono organizzare l’archiviazione dei loro dati in modo efficiente. Rimani sempre aggiornato sugli ultimi requisiti di legge e proteggi la tua azienda da spiacevoli sorprese.