Come si può eseguire il backup e l’archiviazione dei dati del tachigrafo?

Il backup e l’archiviazione dei dati del tachigrafo sono una parte essenziale della conformità nel trasporto stradale, soprattutto nel settore dei trasporti. I tachigrafi sono obbligatori per legge nell’UE e in molti altri paesi per monitorare i tempi di lavoro e di riposo dei conducenti, nonché i dati di guida dei camion e di altri veicoli commerciali. L’archiviazione di questi dati è necessaria per avere accesso a queste informazioni in qualsiasi momento durante le ispezioni delle autorità e per soddisfare i requisiti di legge.

Perché è importante fare il backup e archiviare i dati del tachigrafo?

I tachigrafi registrano un’ampia gamma di informazioni importanti, tra cui

velocità
Tempo di percorrenza
Periodo di riposo
Tempo di guida
Chilometraggio

Questi dati non sono utili solo per la pianificazione giornaliera degli itinerari e la gestione dei veicoli, ma anche per il rispetto delle norme di legge sui tempi di guida e di riposo. I dati archiviati aiutano a identificare e prevenire le infrazioni alle normative, il che è di enorme importanza per le aziende al fine di evitare multe e sanzioni.

Inoltre, l’archiviazione di questi dati per un periodo di tempo più lungo viene utilizzata per i controlli di sicurezza e per la conservazione delle prove in caso di controversie legali o incidenti.

Metodi per il backup e l’archiviazione dei dati tachigrafici

I dati del tachigrafo possono essere archiviati in vari modi. Questi dipendono dal tipo di tachigrafo utilizzato (analogico o digitale) e dalle tecnologie disponibili nel parco veicoli. Ecco i metodi più comuni per il backup e l’archiviazione dei dati:

1. eseguire il backup dei dati del tachigrafo digitale

I moderni camion e veicoli commerciali sono dotati di tachigrafi digitali che memorizzano i dati su una scheda digitale. Queste carte devono essere lette regolarmente e i dati devono essere salvati.

Leggere le carte del conducente: Per eseguire il backup dei dati di guida di un conducente, è necessario leggere le carte digitali del conducente. Questa operazione può essere eseguita direttamente in officina o utilizzando dispositivi mobili. Di solito si utilizza un lettore che trasferisce i dati della carta del conducente a un computer o a un sistema cloud.
Archiviazione dei dati: Esistono diverse soluzioni software che possono essere utilizzate per leggere, salvare e archiviare i dati digitali del tachigrafo. Questi software sono spesso dotati di un’interfaccia facile da usare che consente agli utenti di creare report e analizzare i dati. Tali soluzioni offrono funzioni come l’archiviazione automatica, la compressione dei dati e opzioni di esportazione in formati comuni come Excel o PDF.
Archiviazione basata sul cloud: molte soluzioni software moderne offrono anche l’archiviazione basata sul cloud. In questo caso, i dati letti vengono archiviati in modo sicuro su un server e possono essere recuperati in qualsiasi momento. I servizi cloud offrono inoltre un elevato livello di sicurezza e consentono alle aziende di monitorare più veicoli contemporaneamente e di gestire i dati in modo centralizzato.
Archiviazione e backup: i dati salvati devono essere archiviati regolarmente e sottoposti a backup su diversi supporti di archiviazione per evitare la perdita di dati. A questo scopo sono adatti dischi rigidi esterni, server o cloud storage. È importante che il backup dei dati venga effettuato regolarmente, in modo da non perderli in caso di guasti o danni al sistema.

2. salvare i dati del tachigrafo analogico

Anche se i tachigrafi digitali vengono utilizzati sempre più spesso, ci sono ancora molti veicoli vecchi che sono dotati di tachigrafi analogici. In questi casi, i dati devono essere elaborati in modo diverso.

Lettura dei dischi diagramma: Con i tachigrafi analogici, i dati vengono registrati su dischi diagrammati. Questi dischi devono essere sostituiti e archiviati regolarmente. È importante controllare i dischi dei diagrammi e assicurarsi che siano completi e corretti prima di archiviarli.
Conservazione dei dischi delle tabelle: Le tabelle devono essere conservate in un archivio sicuro e ben organizzato, in modo da garantirne l’accesso rapido in caso di necessità durante un’ispezione. Devono essere conservate per un periodo di almeno 12 mesi.

3. soluzioni software per la gestione dei dati

L’uso di soluzioni software è essenziale per memorizzare e archiviare i dati del tachigrafo. Questi programmi non solo aiutano a memorizzare i dati, ma offrono anche la possibilità di analizzarli e di creare dei report. Il software consente una valutazione dettagliata dei tempi di guida e di riposo, della durata della guida e del comportamento di guida.

Funzioni delle moderne soluzioni software: Le moderne soluzioni software offrono molte funzioni utili come
- Sincronizzazione automatica dei dati.
- Riconoscimento delle infrazioni ai tempi di guida e di riposo.
- Analisi e report dettagliati.
- Supporto per la conformità alle normative.
- Interfacce e dashboard di facile utilizzo.
Le soluzioni software forniscono un controllo completo sui dati e consentono alla gestione della flotta di rispettare facilmente tutte le normative e di monitorare le prestazioni dei conducenti.

4 Requisiti legali per la conservazione

In conformità al Regolamento (CE) n. 561/2006 e alle normative nazionali, le aziende devono conservare i dati del tachigrafo per almeno 12 mesi. Questo regolamento si applica a tutte le aziende di trasporto su strada che utilizzano veicoli dotati di tachigrafo. Ciò significa che i dati del tachigrafo devono essere controllati regolarmente e, se necessario, sottoposti a un nuovo backup dopo essere stati letti e archiviati.

È inoltre importante assicurarsi che i dati siano conservati in modo inalterabile per l’intero periodo di conservazione. In questo modo si garantisce che i dati possano essere utilizzati come prova nel caso di una successiva revisione o di un procedimento legale.

5. protezione dei dati e precauzioni di sicurezza

Poiché i dati del tachigrafo contengono informazioni personali dei conducenti, le aziende devono assicurarsi che questi dati siano protetti in conformità alle normative sulla protezione dei dati (ad esempio il GDPR). Devono essere adottate misure di sicurezza adeguate per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati.

Questi includono:

Crittografia dei dati memorizzati.
Controlli e verifiche regolari del sistema di archiviazione dei dati.
Protezione dei sistemi dall’accesso non autorizzato.
Creare controlli di accesso e autorizzazioni per gli utenti.

Conclusione

La protezione e l’archiviazione dei dati del tachigrafo è un compito importante per le aziende del settore dei trasporti, sia per rispettare i requisiti di legge che per garantire una gestione efficiente della flotta. Con il software giusto, tecnologie di archiviazione dati sicure e backup regolari, le aziende possono assicurarsi che i dati del tachigrafo rimangano sicuri e accessibili, sia per le analisi interne che per i controlli legali.