Comment sauvegarder et archiver les données du tachygraphe ?

La sauvegarde et l’archivage des données des tachygraphes sont des éléments essentiels de la conformité dans le transport routier, en particulier dans le secteur du transport. Les tachygraphes sont légalement obligatoires dans l’UE et dans de nombreux autres pays pour contrôler les temps de travail et de repos des conducteurs ainsi que les données de conduite des camions et autres véhicules commerciaux. L’archivage de ces données est nécessaire pour avoir accès à ces informations à tout moment lors d’inspections par les autorités et pour se conformer aux exigences légales.

Pourquoi est-il important de sauvegarder et d’archiver les données du tachygraphe ?

Les tachygraphes enregistrent un grand nombre d’informations importantes, notamment

Vitesse
Temps de trajet
Temps de repos
Temps de conduite
Kilométrage

Ces données sont utiles non seulement pour la planification quotidienne des itinéraires et la gestion des véhicules, mais aussi pour le respect des dispositions légales relatives aux temps de conduite et de repos. Les données archivées permettent d’identifier et d’éviter les infractions à la réglementation, ce qui est extrêmement important pour les entreprises afin d’éviter les amendes et les pénalités.

En outre, la conservation de ces données pendant une période prolongée est utilisée pour les contrôles de sécurité et la conservation des preuves en cas de litige ou d’accident.

Méthodes de sauvegarde et d’archivage des données du tachygraphe

L’archivage des données du tachygraphe peut se faire de différentes manières. Celles-ci dépendent du type de tachygraphe utilisé (analogique ou numérique) et des technologies présentes dans la flotte de véhicules. Voici les méthodes les plus courantes de sauvegarde et d’archivage des données :

1. sauvegarder les données du tachygraphe numérique

Les camions et véhicules utilitaires modernes sont équipés de tachygraphes numériques qui enregistrent les données sur une carte numérique. Ces cartes doivent être lues et les données enregistrées régulièrement.

Lecture des cartes de conducteur: Pour sauvegarder les données de conduite d’un conducteur, les cartes de conducteur numériques doivent être lues. Cela peut être fait directement sur place dans l’atelier ou par des appareils mobiles. Pour cela, on utilise généralement un lecteur qui transfère les données des cartes de conducteur vers un ordinateur ou un système en nuage.
Archivage des données: Il existe différentes solutions logicielles qui permettent de lire, de stocker et d’archiver les données numériques du tachygraphe. Ces logiciels sont souvent dotés d’une interface conviviale qui permet aux utilisateurs de créer des rapports et d’analyser les données. De telles solutions offrent des fonctionnalités telles que le stockage automatique, la compression des données et des options d’exportation vers des formats courants tels qu’Excel ou PDF.
Archivage basé sur le cloud: de nombreuses solutions logicielles modernes proposent également un archivage basé sur le cloud. Dans ce cas, les données lues sont stockées en toute sécurité sur un serveur et peuvent être consultées à tout moment. Les services en nuage offrent également une grande sécurité et permettent aux entreprises de surveiller plusieurs véhicules en même temps et de gérer les données de manière centralisée.
Archivage et sauvegarde: les données sauvegardées doivent être régulièrement archivées et sauvegardées sur différents supports de stockage afin d’éviter toute perte de données. Les disques durs externes, les serveurs ou le stockage dans le cloud peuvent être utilisés à cet effet. Il est important de sauvegarder régulièrement les données afin de ne pas les perdre en cas de panne du système ou d’endommagement.

2. sauvegarder les données du tachygraphe analogique

Bien que les tachygraphes numériques soient de plus en plus utilisés, il existe encore de nombreux véhicules anciens équipés de tachygraphes analogiques. Dans de tels cas, les données doivent être traitées différemment.

Lecture des disques de diagramme: Sur les tachygraphes analogiques, les données sont enregistrées sur des disques de diagramme. Ces disques doivent être remplacés et archivés régulièrement. Il est important de vérifier ces disques de diagramme et de s’assurer qu’ils sont complets et corrects avant de les archiver.
Conservation des disques de diagramme: Les disques de diagramme doivent être conservés dans des archives sûres et bien organisées afin de garantir un accès rapide en cas de besoin lors d’un contrôle. Ils doivent être conservés pendant une période d’au moins 12 mois.

3. solutions logicielles de gestion des données

L’utilisation de solutions logicielles est essentielle pour le stockage et l’archivage des données des tachygraphes. Ces programmes aident non seulement à stocker les données, mais offrent également la possibilité de les analyser et d’établir des rapports. Les logiciels permettent d’analyser en détail les temps de conduite et de repos, la durée des trajets et le comportement des conducteurs.

Fonctions des solutions logicielles modernes: Les solutions logicielles modernes offrent de nombreuses fonctionnalités utiles telles que :
- Synchronisation automatique des données.
- Détection des infractions aux temps de conduite et de repos.
- Évaluations et rapports détaillés.
- Soutien à la conformité réglementaire.
- Des interfaces et des tableaux de bord faciles à utiliser.
Les solutions logicielles offrent un contrôle total des données et permettent aux gestionnaires de flotte de se conformer facilement à toutes les réglementations et de surveiller les performances des conducteurs.

4. exigences légales en matière de conservation

Conformément au règlement européen (CE) n° 561/2006 et aux réglementations nationales, les entreprises doivent conserver les données du tachygraphe pendant au moins 12 mois. Cette règle s’applique à toutes les entreprises de transport routier qui utilisent des véhicules équipés de tachygraphes. Cela signifie qu’une fois les données du tachygraphe lues et archivées, elles doivent être vérifiées régulièrement et sauvegardées à nouveau si nécessaire.

Il est également important de s’assurer que les données sont stockées de manière inaltérable pendant toute la période de conservation. Cela permet de s’assurer que les données peuvent être utilisées comme preuve lors d’un examen ultérieur ou d’une procédure juridique.

5. protection des données et mesures de sécurité

Étant donné que les données du tachygraphe contiennent des informations personnelles sur les conducteurs, les entreprises doivent s’assurer que ces données sont protégées conformément à la législation sur la protection des données (par exemple, le RGPD). Des mesures de sécurité appropriées doivent être prises pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données.

Il s’agit notamment de

Cryptage des données stockées.
Contrôle et audits réguliers du système de stockage des données.
Protéger les systèmes contre tout accès non autorisé.
Créer des contrôles d’accès et des autorisations pour les utilisateurs.

Conclusion

La sauvegarde et l’archivage des données des tachygraphes est une tâche importante pour les entreprises du secteur des transports, à la fois pour se conformer à la législation et pour assurer une gestion efficace de la flotte. En utilisant le bon logiciel, des technologies de stockage de données sécurisées et des sauvegardes régulières, les entreprises peuvent s’assurer que leurs données de tachygraphes restent sécurisées et accessibles, à la fois pour des analyses internes et pour des contrôles réglementaires.