Combien de temps les données du tachygraphe doivent-elles être conservées ?

Un guide complet

Le tachygraphe numérique est un outil indispensable pour le transport routier professionnel. Il enregistre des données importantes telles que les temps de conduite, les temps de repos et les distances parcourues, et aide les entreprises et les autorités à contrôler le respect de la législation. La question de savoir combien de temps ces données doivent être conservées est cruciale pour les gestionnaires de flotte, les entreprises de logistique et les conducteurs professionnels. Dans cet article, nous vous proposons un aperçu complet des périodes de conservation des données des tachygraphes, du contexte juridique et des conseils pratiques pour la gestion et l’archivage.

Bases légales pour la conservation des données du tachygraphe

La période de conservation des données du tachygraphe est déterminée par différentes dispositions légales au niveau national et européen. Les principales bases légales sont les suivantes :

• Règlement (UE) n° 165/2014: ce règlement régit les exigences techniques applicables aux tachygraphes et contient des dispositions relatives à la conservation des données.
• législation sociale dans le domaine du transport routier (Règlement (CE) n° 561/2006): Ce règlement fixe la durée pendant laquelle les temps de conduite et de repos doivent être documentés et enregistrés.
• Loi sur le personnel de conduite (FPersG) et règlement sur le personnel de conduite (FPersV): Ces dispositions allemandes concrétisent les réglementations européennes et contiennent des prescriptions supplémentaires pour la conservation des données en Allemagne.

Obligations des entreprises et des conducteurs

En vertu des réglementations susmentionnées, les entreprises sont tenues de conserver les données des tachygraphes numériques et des cartes de conducteur pendant au moins un an. Les principales obligations sont les suivantes

• Sauvegarde régulière des données: Les entrepreneurs doivent lire les données des tachygraphes au plus tard tous les 90 jours et celles des cartes de conducteur au plus tard tous les 28 jours.
• Lieu de stockage sécurisé: les données stockées doivent être protégées contre les manipulations et les pertes.
• Mise à disposition sur demande: les autorités de contrôle telles que l’Office fédéral du transport de marchandises (OFT) ou la police peuvent à tout moment demander les données pour les vérifier.

Détails des périodes de conservation

La durée de conservation dépend de la nature des données et des exigences légales.

1. données du tachygraphe

Les données enregistrées directement dans le tachygraphe numérique doivent être conservées pendant au moins un an. Cela concerne

• Temps de conduite
• Temps de repos
• Horaires de travail
• Enregistrements de vitesse

Ces données servent à vérifier le respect de la législation sociale dans le domaine de la circulation routière et sont très importantes lors des contrôles effectués par les autorités.

2. données de la carte de conducteur

Les données de la carte de conducteur doivent également être conservées pendant au moins un an. Cette carte stocke les données de conduite personnelles du conducteur, notamment

• Début et fin de la journée de travail
• Temps de conduite et de repos
• Infractions à la réglementation

3. autres documents d’exploitation

Outre les données du tachygraphe proprement dites, il existe d’autres documents qui doivent être conservés en relation avec la loi sur le personnel roulant. Il s’agit notamment

• Enregistrements des heures de travail: au moins deux ans
• Documents relatifs à la formation et à la formation des conducteurs: entre un et cinq ans, selon les exigences.
• Protocoles d’entretien et d’étalonnage du tachygraphe numérique : au moins deux ans.

Pourquoi est-il important de respecter les délais de conservation ?

Le respect des périodes de conservation n’est pas seulement une obligation légale, il protège également les entreprises contre les conséquences juridiques et les amendes élevées. En cas de non-respect de la réglementation, les sanctions sont lourdes et s’appliquent aussi bien aux entreprises qu’aux conducteurs.

Conséquences en cas de non-respect

• Des amendes peuvent être infligées: Les infractions à l’obligation de conservation des documents peuvent être sanctionnées par des amendes de plusieurs milliers d’euros.
• Perte d’image: les infractions aux règles peuvent nuire à la réputation d’une entreprise et affecter la confiance des clients.
• les risques de responsabilité: En cas d’accident ou de litige, les données enregistrées servent souvent de preuve. Si elles font défaut, cela peut entraîner des inconvénients juridiques.

Conseils pratiques pour l’archivage des données du tachygraphe

Une gestion et un archivage efficaces des données sont indispensables pour répondre aux exigences légales. Voici quelques bonnes pratiques :

1. sauvegarde automatisée des données

Optez pour des solutions logicielles qui lisent et enregistrent les données régulièrement et automatiquement. Vous réduirez ainsi le risque de ne pas respecter les délais.

2. systèmes basés sur le cloud

Les solutions de cloud computing offrent l’avantage d’un stockage sécurisé et centralisé des données. Elles facilitent également l’accès aux données à partir de différents endroits.

3. formation des employés

Sensibilisez vos conducteurs et votre personnel administratif à l’importance de la conservation des données et formez-les à l’utilisation des tachygraphes numériques.

4. respecter la protection des données

Assurez-vous que les données stockées sont protégées contre tout accès non autorisé et que les politiques de confidentialité sont respectées.

Les tachygraphes numériques dans la pratique : un exemple de la vie quotidienne

Imaginons le scénario suivant : Une entreprise de logistique de taille moyenne gère une flotte de 20 camions. La direction a mis en place un logiciel qui lit automatiquement les données du tachygraphe tous les 28 jours et les stocke sur un serveur sécurisé.

Grâce à cette solution automatisée, les données sont disponibles à tout moment. En cas de contrôle par l’Office fédéral du transport de marchandises (OFT), les responsables peuvent fournir les données demandées en quelques minutes. Le contrôle se déroule ainsi sans heurts et sans sanctions.

Conclusion

La conservation correcte des données des tachygraphes est un élément clé de la conformité dans le secteur du transport routier. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles respectent les exigences légales afin d’éviter les pénalités et de sécuriser leurs opérations.

L’utilisation d’une technologie moderne, des formations régulières et le respect des exigences en matière de protection des données permettent aux exploitants de flottes de gérer efficacement l’archivage de leurs données. Restez toujours à la pointe des exigences légales et protégez votre entreprise contre les mauvaises surprises.