¿Cuánto tiempo deben conservarse los datos del tacógrafo?

Una guía completa

El tacógrafo digital es una herramienta indispensable en el transporte comercial por carretera. Registra datos importantes como los tiempos de conducción, los periodos de descanso y las distancias recorridas, y ayuda a las empresas y a las autoridades a controlar el cumplimiento de la normativa legal. La cuestión de cuánto tiempo deben conservarse estos datos es crucial para los operadores de flotas, las empresas de logística y los conductores profesionales. En este artículo, ofrecemos una visión general de los periodos de conservación de los datos del tacógrafo, los antecedentes legales y consejos prácticos sobre su administración y archivo.

Base jurídica para el almacenamiento de los datos del tacógrafo

El periodo de conservación de los datos del tacógrafo viene determinado por diversas normativas legales de ámbito nacional y europeo. Las bases legales más importantes son

• Reglamento (UE) nº 165/2014: Este reglamento regula los requisitos técnicos de los tacógrafos y contiene disposiciones sobre la conservación de datos.
• Disposiciones sociales en el transporte por carretera (Reglamento (CE) nº 561/2006): Este reglamento especifica cómo deben documentarse y almacenarse los periodos de conducción y descanso.
• Ley del Personal Conductor (FPersG) y Ordenanza del Personal Conductor (FPersV): Estas normativas alemanas concretan la normativa europea y contienen requisitos adicionales para la conservación de datos en Alemania.

Obligaciones para empresas y conductores

Según la normativa mencionada, las empresas están obligadas a conservar los datos de los tacógrafos digitales y las tarjetas de conductor durante al menos un año. Las obligaciones más importantes son

• Copias de seguridad periódicas de los datos: Los operadores deben leer los datos de los tacógrafos al menos cada 90 días y de las tarjetas de conductor al menos cada 28 días.
• Lugar de almacenamiento seguro: Los datos almacenados deben estar protegidos contra manipulaciones y pérdidas.
• Disposición previa solicitud: Las autoridades de control, como la Oficina Federal de Transporte de Mercancías (BAG) o la policía, pueden solicitar los datos para examinarlos en cualquier momento.

Periodos de conservación detallados

La duración del almacenamiento depende del tipo de datos y de los requisitos legales.

1. datos del tacógrafo

Los datos almacenados directamente en el tacógrafo digital deben conservarse durante al menos un año. Esto se aplica a

• Tiempos de conducción
• Periodos de descanso
• Horario laboral
• Grabaciones de velocidad

Estos datos se utilizan para comprobar el cumplimiento de las normas sociales en el tráfico por carretera y son de gran importancia durante los controles de las autoridades.

2. datos de la tarjeta de conductor

Los datos de la tarjeta de conductor también deben conservarse durante al menos un año. Esta tarjeta almacena los datos personales de conducción del conductor, incluyendo

• Inicio y fin de la jornada laboral diaria
• Tiempos de conducción y descanso
• Infracciones de la normativa

3. otros documentos operativos

Además de los datos del tacógrafo propiamente dicho, hay otros documentos que deben conservarse en relación con la Ley de Personal al Servicio de la Conducción. Entre ellos están

• Registros de tiempo de trabajo: al menos dos años
• Documentos de formación e instrucción del conductor: entre uno y cinco años, según los requisitos
• Registros de mantenimiento y calibración del tacógrafo digital: al menos dos años

¿Por qué es importante cumplir los plazos de conservación?

El cumplimiento de los periodos de conservación no sólo es una obligación legal, sino que también protege a las empresas de consecuencias legales y multas elevadas. Las infracciones de la normativa pueden acarrear graves sanciones que se aplican tanto a las empresas como a los conductores.

Consecuencias de las infracciones

• Multas: Las infracciones de la obligación de almacenamiento pueden sancionarse con multas de varios miles de euros.
• Pérdida de imagen: El incumplimiento de las normas puede dañar la reputación de una empresa y afectar a la confianza de los clientes.
• Riesgos de responsabilidad: En caso de accidente o litigio, los datos almacenados suelen servir como prueba. Si faltan, esto puede tener desventajas legales.

Consejos prácticos para archivar los datos del tacógrafo

La gestión y el archivo eficaces de los datos son esenciales para cumplir los requisitos legales. Aquí tienes algunas buenas prácticas:

1. copia de seguridad de datos automatizada

Confía en soluciones informáticas que lean y guarden los datos de forma regular y automática. Así se reduce el riesgo de incumplir los plazos.

2. sistemas basados en la nube

Las soluciones en la nube ofrecen la ventaja de que los datos se almacenan de forma segura y centralizada. También facilitan el acceso a los datos desde distintos lugares.

3. formación de los empleados

Sensibiliza a tus conductores y personal administrativo sobre la importancia de la conservación de datos y fórmalos en el uso de los tacógrafos digitales.

4. respetar la protección de datos

Asegúrate de que los datos almacenados están protegidos contra el acceso no autorizado y de que se cumplen las directrices de protección de datos.

Tacógrafos digitales en la práctica: un ejemplo de la vida cotidiana

Imaginemos el siguiente escenario: Una empresa de logística de tamaño medio gestiona una flota de 20 camiones. La dirección ha implantado un software que lee automáticamente los datos del tacógrafo cada 28 días y los almacena en un servidor seguro.

Gracias a esta solución automatizada, los datos están disponibles en todo momento. En caso de inspección por parte de la Oficina Federal de Transporte de Mercancías (OFTM), los responsables pueden facilitar los datos solicitados en pocos minutos. Esto garantiza que la inspección se desarrolle sin problemas y sin sanciones.

Conclusión

El almacenamiento adecuado de los datos del tacógrafo es un componente central del cumplimiento de la normativa en el sector del transporte por carretera. Las empresas deben asegurarse de que cumplen los requisitos legales para evitar sanciones y salvaguardar las operaciones.

Utilizando tecnología moderna, formación periódica y cumpliendo la normativa de protección de datos, los operadores de flotas pueden organizar el archivo de sus datos de forma eficaz. Mantente siempre al día de los últimos requisitos legales y protege a tu empresa de sorpresas desagradables.