¿Cómo se pueden hacer copias de seguridad y archivar los datos del tacógrafo?

Hacer copias de seguridad y archivar los datos de los tacógrafos es una parte esencial del cumplimiento de la normativa en el transporte por carretera, especialmente en el sector del transporte. Los tacógrafos son obligatorios por ley en la UE y en muchos otros países para controlar los tiempos de trabajo y descanso de los conductores, así como los datos de conducción de camiones y otros vehículos comerciales. Archivar estos datos es necesario para tener acceso a esta información en todo momento durante las inspecciones de las autoridades y para cumplir los requisitos legales.

¿Por qué es importante hacer copias de seguridad y archivar los datos del tacógrafo?

Los tacógrafos registran una amplia gama de información importante, como

• velocidad
• Duración del trayecto
• Periodo de descanso
• Tiempo de conducción
• Kilometraje

Estos datos no sólo son útiles para la planificación diaria de rutas y la gestión de vehículos, sino también para el cumplimiento de la normativa legal sobre tiempos de conducción y descanso. Los datos archivados ayudan a identificar y prevenir infracciones de la normativa, lo que es de enorme importancia para las empresas a fin de evitar multas y sanciones.

Además, el almacenamiento de estos datos durante un periodo de tiempo más largo se utiliza para controles de seguridad y para conservar pruebas en caso de litigios o accidentes.

Métodos de copia de seguridad y archivo de los datos del tacógrafo

Los datos del tacógrafo pueden archivarse de varias formas. Éstas dependen del tipo de tacógrafo utilizado (analógico o digital) y de las tecnologías disponibles en la flota de vehículos. Aquí tienes los métodos más habituales para hacer copias de seguridad y archivar los datos:

1. copia de seguridad de los datos del tacógrafo digital

Los camiones y vehículos comerciales modernos están equipados con tacógrafos digitales que almacenan los datos en una tarjeta digital. Estas tarjetas deben leerse periódicamente y los datos deben almacenarse.

• Leer las tarjetas de conductor: Para hacer una copia de seguridad de los datos de conducción de un conductor, hay que leer las tarjetas de conductor digitales. Esto puede hacerse directamente in situ en el taller o utilizando dispositivos móviles. Para ello se suele utilizar un lector, que transfiere los datos de la tarjeta de conductor a un ordenador o a un sistema en la nube.

• Archivar los datos: Existen varias soluciones de software que pueden utilizarse para leer, guardar y archivar los datos digitales del tacógrafo. Este software suele estar equipado con una interfaz fácil de usar que permite a los usuarios crear informes y analizar los datos. Estas soluciones ofrecen funciones como el almacenamiento automático, la compresión de datos y opciones de exportación en formatos habituales como Excel o PDF.

• Archivado en la nube: Muchas soluciones de software modernas también ofrecen archivado en la nube. En este caso, los datos leídos se almacenan de forma segura en un servidor y se pueden recuperar en cualquier momento. Los servicios en la nube también ofrecen un alto nivel de seguridad y permiten a las empresas controlar varios vehículos simultáneamente y gestionar los datos de forma centralizada.

• Archivado y copia de seguridad: Los datos guardados deben archivarse periódicamente y se debe hacer una copia de seguridad en varios medios de almacenamiento para evitar la pérdida de datos. Los discos duros externos, los servidores o el almacenamiento en la nube son adecuados para este fin. Es importante que se realicen copias de seguridad de los datos con regularidad para que no se pierdan datos en caso de fallo o daño del sistema.

2. guardar los datos del tacógrafo analógico

Aunque los tacógrafos digitales se utilizan cada vez con más frecuencia, todavía hay muchos vehículos antiguos equipados con tacógrafos analógicos. En estos casos, los datos deben procesarse de forma diferente.

• Lectura de los discos diagrama: En los tacógrafos analógicos, los datos se graban en discos diagrama. Estos discos deben sustituirse y archivarse periódicamente. Es importante comprobar estos discos de diagramas y asegurarse de que están completos y son correctos antes de archivarlos.

• Almacenamiento de los discos de las cartas: Los discos de gráficos deben guardarse en un archivo seguro y bien organizado para garantizar un acceso rápido en caso de que se necesiten durante una inspección. Deben almacenarse durante un periodo mínimo de 12 meses.

3. soluciones informáticas para la gestión de datos

El uso de soluciones informáticas es esencial para almacenar y archivar los datos del tacógrafo. Estos programas no sólo ayudan a almacenar los datos, sino que también ofrecen la posibilidad de analizarlos y elaborar informes. El software permite una evaluación detallada de los tiempos de conducción y descanso, la duración de la conducción y el comportamiento al volante.

• Funciones de las soluciones de software modernas: Las soluciones informáticas modernas ofrecen muchas funciones útiles, como
  • Sincronización automática de datos.
  • Reconocimiento de las infracciones de los tiempos de conducción y descanso.
  • Análisis e informes detallados.
  • Apoyo al cumplimiento de la normativa.
  • Interfaces y cuadros de mando fáciles de usar.

  Las soluciones de software proporcionan un control total sobre los datos y permiten a la gestión de flotas cumplir fácilmente todas las normativas y controlar el rendimiento de los conductores.

4 Requisitos legales para el almacenamiento

De acuerdo con el Reglamento (CE) nº 561/2006 de la UE y las normativas nacionales, las empresas deben conservar los datos del tacógrafo durante al menos 12 meses. Esta normativa se aplica a todas las empresas de transporte por carretera que utilicen vehículos con tacógrafo. Esto significa que los datos del tacógrafo deben comprobarse periódicamente y, si es necesario, volver a guardarse tras su lectura y archivo.

También es importante asegurarse de que los datos se almacenan de forma inalterable durante todo el periodo de conservación. Esto garantiza que los datos puedan utilizarse como prueba en caso de una revisión posterior o de un procedimiento judicial.

5. protección de datos y precauciones de seguridad

Como los datos del tacógrafo contienen información personal de los conductores, las empresas deben garantizar que estos datos están protegidos de acuerdo con la normativa de protección de datos (por ejemplo, el GDPR). Deben adoptarse medidas de seguridad adecuadas para garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los datos.

Entre ellas están:

• Cifrado de los datos almacenados.
• Controles y auditorías regulares del sistema de almacenamiento de datos.
• Protección de los sistemas contra el acceso no autorizado.
• Crea controles de acceso y autorizaciones para los usuarios.

Conclusión

Asegurar y archivar los datos del tacógrafo es una tarea importante para las empresas del sector del transporte, tanto para cumplir los requisitos legales como para garantizar una gestión eficaz de la flota. Con el software adecuado, tecnologías seguras de almacenamiento de datos y copias de seguridad periódicas, las empresas pueden garantizar que sus datos de tacógrafo permanezcan seguros y accesibles, tanto para análisis internos como para controles legales.