Πώς μπορούν να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας και να αρχειοθετηθούν τα δεδομένα του ταχογράφου;

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και η αρχειοθέτηση των δεδομένων του ταχογράφου αποτελεί ουσιαστικό μέρος της συμμόρφωσης στις οδικές μεταφορές, ιδίως στον τομέα των μεταφορών. Οι ταχογράφοι απαιτούνται από το νόμο στην ΕΕ και σε πολλές άλλες χώρες για την παρακολούθηση των χρόνων εργασίας και ανάπαυσης των οδηγών, καθώς και των δεδομένων οδήγησης των φορτηγών και άλλων εμπορικών οχημάτων. Η αρχειοθέτηση αυτών των δεδομένων είναι απαραίτητη προκειμένου να υπάρχει ανά πάσα στιγμή πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες κατά τη διάρκεια ελέγχων από τις αρχές και για την εκπλήρωση των νομικών απαιτήσεων.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και να αρχειοθετείτε τα δεδομένα του ταχογράφου;

Οι ταχογράφοι καταγράφουν ένα ευρύ φάσμα σημαντικών πληροφοριών, όπως

• ταχύτητα
• Χρόνος διαδρομής
• Περίοδος ανάπαυσης
• Χρόνος οδήγησης
• Χιλιόμετρα

Τα δεδομένα αυτά δεν είναι χρήσιμα μόνο για τον καθημερινό προγραμματισμό διαδρομών και τη διαχείριση των οχημάτων, αλλά και για τη συμμόρφωση με τους νομικούς κανονισμούς σχετικά με τις περιόδους οδήγησης και ανάπαυσης. Τα αρχειοθετημένα δεδομένα βοηθούν στον εντοπισμό και την πρόληψη των παραβάσεων των κανονισμών, γεγονός που έχει τεράστια σημασία για τις εταιρείες προκειμένου να αποφύγουν πρόστιμα και κυρώσεις.

Επιπλέον, η αποθήκευση αυτών των δεδομένων για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα χρησιμοποιείται για ελέγχους ασφαλείας και τη διατήρηση αποδεικτικών στοιχείων σε περίπτωση νομικών διαφορών ή ατυχημάτων.

Μέθοδοι δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτησης δεδομένων ταχογράφου

Τα δεδομένα του ταχογράφου μπορούν να αρχειοθετηθούν με διάφορους τρόπους. Αυτοί εξαρτώνται από τον τύπο του ταχογράφου που χρησιμοποιείται (αναλογικός ή ψηφιακός) και από τις τεχνολογίες που είναι διαθέσιμες στον στόλο οχημάτων. Ακολουθούν οι πιο συνηθισμένες μέθοδοι για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και την αρχειοθέτηση δεδομένων:

1. δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων του ψηφιακού ταχογράφου

Τα σύγχρονα φορτηγά και εμπορικά οχήματα είναι εξοπλισμένα με ψηφιακούς ταχογράφους που αποθηκεύουν τα δεδομένα σε ψηφιακή κάρτα. Αυτές οι κάρτες πρέπει να διαβάζονται τακτικά και τα δεδομένα να αποθηκεύονται.

• Διαβάστε τις κάρτες οδηγών: Για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων οδήγησης ενός οδηγού, πρέπει να γίνει ανάγνωση των ψηφιακών καρτών οδηγού. Αυτό μπορεί να γίνει απευθείας επιτόπου στο συνεργείο ή με τη χρήση κινητών συσκευών. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιείται συνήθως μια συσκευή ανάγνωσης, η οποία μεταφέρει τα δεδομένα της κάρτας οδηγού σε έναν υπολογιστή ή σε ένα σύστημα cloud.

• Αρχειοθέτηση των δεδομένων: Υπάρχουν διάφορες λύσεις λογισμικού που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάγνωση, αποθήκευση και αρχειοθέτηση των ψηφιακών δεδομένων από τον ταχογράφο. Αυτό το λογισμικό είναι συχνά εξοπλισμένο με ένα φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον που επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν αναφορές και να αναλύουν τα δεδομένα. Τέτοιες λύσεις προσφέρουν λειτουργίες όπως αυτόματη αποθήκευση, συμπίεση δεδομένων και επιλογές εξαγωγής σε συνήθεις μορφές όπως το Excel ή το PDF.

• Αρχειοθέτηση με βάση το σύννεφο: Πολλές σύγχρονες λύσεις λογισμικού προσφέρουν επίσης αρχειοθέτηση με βάση το σύννεφο. Στην περίπτωση αυτή, τα δεδομένα που διαβάζονται αποθηκεύονται με ασφάλεια σε έναν διακομιστή και μπορούν να ανακτηθούν ανά πάσα στιγμή. Οι υπηρεσίες cloud προσφέρουν επίσης υψηλό επίπεδο ασφάλειας και επιτρέπουν στις εταιρείες να παρακολουθούν ταυτόχρονα πολλά οχήματα και να διαχειρίζονται τα δεδομένα κεντρικά.

• Αρχειοθέτηση και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας: Τα αποθηκευμένα δεδομένα πρέπει να αρχειοθετούνται τακτικά και να δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας σε διάφορα μέσα αποθήκευσης για την αποφυγή απώλειας δεδομένων. Οι εξωτερικοί σκληροί δίσκοι, οι διακομιστές ή η αποθήκευση στο σύννεφο είναι κατάλληλα για το σκοπό αυτό. Είναι σημαντικό τα δεδομένα να δημιουργούνται τακτικά αντίγραφα ασφαλείας, ώστε να μην χάνονται δεδομένα σε περίπτωση βλάβης ή ζημίας του συστήματος.

2. αποθήκευση δεδομένων αναλογικού ταχογράφου

Αν και οι ψηφιακοί ταχογράφοι χρησιμοποιούνται όλο και συχνότερα, υπάρχουν ακόμη πολλά παλαιότερα οχήματα που είναι εξοπλισμένα με αναλογικούς ταχογράφους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, τα δεδομένα πρέπει να υποβάλλονται σε διαφορετική επεξεργασία.

• Ανάγνωση των δίσκων με τα διαγράμματα: Με τους αναλογικούς ταχογράφους, τα δεδομένα καταγράφονται σε δίσκους διαγραμμάτων. Αυτοί οι δίσκοι πρέπει να αντικαθίστανται και να αρχειοθετούνται τακτικά. Είναι σημαντικό να ελέγχετε αυτούς τους δίσκους διαγραμμάτων και να βεβαιώνεστε ότι είναι πλήρεις και σωστοί πριν αρχειοθετηθούν.

• Αποθήκευση των δίσκων διαγραμμάτων: Τα διαγράμματα θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλές, καλά οργανωμένο αρχείο, ώστε να εξασφαλίζεται η γρήγορη πρόσβαση σε περίπτωση που απαιτηθούν κατά τη διάρκεια μιας επιθεώρησης. Πρέπει να φυλάσσονται για περίοδο τουλάχιστον 12 μηνών.

3. λύσεις λογισμικού για τη διαχείριση δεδομένων

Η χρήση λύσεων λογισμικού είναι απαραίτητη για την αποθήκευση και την αρχειοθέτηση των δεδομένων του ταχογράφου. Τα προγράμματα αυτά δεν βοηθούν μόνο στην αποθήκευση των δεδομένων, αλλά προσφέρουν επίσης τη δυνατότητα ανάλυσης και αναφοράς τους. Το λογισμικό επιτρέπει τη λεπτομερή αξιολόγηση των χρόνων οδήγησης και ανάπαυσης, της διάρκειας οδήγησης και της οδηγικής συμπεριφοράς.

• Λειτουργίες των σύγχρονων λύσεων λογισμικού: Σύγχρονες λύσεις λογισμικού προσφέρουν πολλές χρήσιμες λειτουργίες, όπως
  • Αυτόματος συγχρονισμός δεδομένων.
  • Αναγνώριση των παραβάσεων των χρόνων οδήγησης και ανάπαυσης.
  • Λεπτομερείς αναλύσεις και εκθέσεις.
  • Υποστήριξη για τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.
  • Φιλικές προς το χρήστη διεπαφές και πίνακες ελέγχου.

  Οι λύσεις λογισμικού παρέχουν πλήρη έλεγχο των δεδομένων και επιτρέπουν στη διαχείριση του στόλου να συμμορφώνεται εύκολα με όλους τους κανονισμούς και να παρακολουθεί τις επιδόσεις των οδηγών.

4 Νομικές απαιτήσεις για την αποθήκευση

Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 561/2006 της ΕΕ και τους εθνικούς κανονισμούς, οι εταιρείες πρέπει να διατηρούν τα δεδομένα του ταχογράφου για τουλάχιστον 12 μήνες. Ο κανονισμός αυτός ισχύει για όλες τις εταιρείες οδικών μεταφορών που χρησιμοποιούν οχήματα με ταχογράφους. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα του ταχογράφου πρέπει να ελέγχονται τακτικά και, εάν είναι απαραίτητο, να δημιουργούνται ξανά αντίγραφα ασφαλείας μετά την ανάγνωση και την αρχειοθέτησή τους.

Είναι επίσης σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται αμετάβλητα για ολόκληρη την περίοδο διατήρησης. Αυτό διασφαλίζει ότι τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε περίπτωση μεταγενέστερης επανεξέτασης ή νομικής διαδικασίας.

5. προφυλάξεις προστασίας δεδομένων και ασφάλειας

Καθώς τα δεδομένα του ταχογράφου περιέχουν προσωπικές πληροφορίες των οδηγών, οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα αυτά προστατεύονται σύμφωνα με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων (π.χ. ΓΚΠΔ). Πρέπει να λαμβάνονται κατάλληλα μέτρα ασφαλείας ώστε να διασφαλίζεται ότι μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα.

Αυτά περιλαμβάνουν:

• Κρυπτογράφηση των αποθηκευμένων δεδομένων.
• Τακτικοί έλεγχοι και επιθεωρήσεις του συστήματος αποθήκευσης δεδομένων.
• Προστασία των συστημάτων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
• Δημιουργία ελέγχων πρόσβασης και εξουσιοδοτήσεων για τους χρήστες.

Συμπέρασμα

Η διασφάλιση και αρχειοθέτηση των δεδομένων του ταχογράφου αποτελεί σημαντικό καθήκον για τις εταιρείες του τομέα των μεταφορών, τόσο για τη συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις όσο και για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής διαχείρισης του στόλου. Με το κατάλληλο λογισμικό, τις ασφαλείς τεχνολογίες αποθήκευσης δεδομένων και την τακτική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, οι εταιρείες μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα των ταχογράφων τους παραμένουν ασφαλή και προσβάσιμα – τόσο για εσωτερικές αναλύσεις όσο και για νομικούς ελέγχους.