Hvordan kan fartskriverdata sikkerhedskopieres og arkiveres?

Sikkerhedskopiering og arkivering af fartskriverdata er en vigtig del af compliance inden for vejtransport, især i transportsektoren. Fartskrivere er lovpligtige i EU og mange andre lande til at overvåge chaufførernes arbejds- og hviletid samt kørselsdata for lastbiler og andre erhvervskøretøjer. Arkivering af disse data er nødvendig for at have adgang til disse oplysninger til enhver tid under myndighedernes inspektioner og for at opfylde de juridiske krav.

Hvorfor er det vigtigt at sikkerhedskopiere og arkivere fartskriverdata?

Fartskrivere registrerer en lang række vigtige oplysninger, herunder

• hastighed
• Rejsetid
• Hvileperiode
• Køretid
• Kilometerstand

Disse data er ikke kun nyttige til den daglige ruteplanlægning og køretøjsstyring, men også til overholdelse af lovbestemmelser om køre- og hviletider. De arkiverede data hjælper med at identificere og forhindre overtrædelser af reglerne, hvilket er af enorm betydning for virksomheder for at undgå bøder og sanktioner.

Derudover bruges lagring af disse data over en længere periode til sikkerhedskontrol og bevarelse af beviser i tilfælde af juridiske tvister eller ulykker.

Metoder til sikkerhedskopiering og arkivering af fartskriverdata

Fartskriverdata kan arkiveres på forskellige måder. De afhænger af, hvilken type fartskriver der bruges (analog eller digital), og hvilke teknologier der er tilgængelige i køretøjsflåden. Her er de mest almindelige metoder til sikkerhedskopiering og arkivering af data:

1. Sikkerhedskopier digitale fartskriverdata

Moderne lastbiler og erhvervskøretøjer er udstyret med digitale fartskrivere, som gemmer data på et digitalt kort. Disse kort skal aflæses regelmæssigt, og dataene skal gemmes.

• Udlæsning af førerkort: For at sikkerhedskopiere en chaufførs kørselsdata skal de digitale førerkort udlæses. Det kan gøres direkte på værkstedet eller ved hjælp af mobile enheder. Der bruges normalt en læser til dette, som overfører førerkortets data til en computer eller et cloud-system.

• Arkivering af data: Der findes forskellige softwareløsninger, som kan bruges til at læse, gemme og arkivere de digitale data fra fartskriveren. Denne software er ofte udstyret med en brugervenlig grænseflade, der giver brugerne mulighed for at oprette rapporter og analysere dataene. Sådanne løsninger tilbyder funktioner som automatisk lagring, datakomprimering og eksportmuligheder i almindelige formater som Excel eller PDF.

• Cloud-baseret arkivering: Mange moderne softwareløsninger tilbyder også cloud-baseret arkivering. I dette tilfælde gemmes de aflæste data sikkert på en server og kan hentes når som helst. Cloud-tjenester tilbyder også et højt sikkerhedsniveau og gør det muligt for virksomheder at overvåge flere køretøjer samtidig og administrere dataene centralt.

• Arkivering og backup: De gemte data skal arkiveres regelmæssigt og sikkerhedskopieres på forskellige lagringsmedier for at forhindre datatab. Eksterne harddiske, servere eller cloud storage er velegnede til dette formål. Det er vigtigt, at dataene sikkerhedskopieres regelmæssigt, så ingen data går tabt i tilfælde af systemfejl eller -skader.

2. Gem analoge fartskriverdata

Selvom digitale fartskrivere bruges mere og mere, er der stadig mange ældre køretøjer, der er udstyret med analoge fartskrivere. I sådanne tilfælde skal dataene behandles anderledes.

• Udlæsning af diagramskiverne: Med analoge fartskrivere registreres dataene på diagramskiver. Disse skiver skal udskiftes og arkiveres regelmæssigt. Det er vigtigt at kontrollere disse diagramskiver og sikre, at de er komplette og korrekte, før de arkiveres.

• Opbevaring af kortskiverne: Diagrammerne skal opbevares i et sikkert, velorganiseret arkiv for at sikre hurtig adgang, hvis der er brug for dem under en inspektion. De skal opbevares i en periode på mindst 12 måneder.

3. Softwareløsninger til datahåndtering

Brug af softwareløsninger er afgørende for lagring og arkivering af fartskriverdata. Disse programmer hjælper ikke kun med at gemme data, men giver også mulighed for at analysere og rapportere dem. Softwaren muliggør en detaljeret evaluering af køre- og hviletider, køretid og køreadfærd.

• Funktioner i moderne softwareløsninger: Moderne softwareløsninger tilbyder mange nyttige funktioner som f.eks.
  • Automatisk synkronisering af data.
  • Anerkendelse af overtrædelser af køre- og hviletider.
  • Detaljerede analyser og rapporter.
  • Støtte til overholdelse af regler.
  • Brugervenlige grænseflader og dashboards.

  Softwareløsningerne giver fuld kontrol over dataene og gør det muligt for flådestyringen nemt at overholde alle regler og overvåge chaufførernes præstationer.

4 Juridiske krav til opbevaring

I henhold til EU-forordning (EF) nr. 561/2006 og nationale bestemmelser skal virksomheder opbevare fartskriverdata i mindst 12 måneder. Denne forordning gælder for alle vejtransportvirksomheder, der bruger køretøjer med fartskrivere. Det betyder, at fartskriverdataene skal kontrolleres regelmæssigt og om nødvendigt sikkerhedskopieres igen, efter at de er blevet aflæst og arkiveret.

Det er også vigtigt at sikre, at dataene opbevares uforanderligt i hele opbevaringsperioden. Det sikrer, at dataene kan bruges som bevismateriale i tilfælde af en senere revision eller retssag.

5. Databeskyttelse og sikkerhedsforanstaltninger

Da fartskriverdata indeholder chaufførernes personlige oplysninger, skal virksomhederne sikre, at disse data beskyttes i overensstemmelse med databeskyttelsesbestemmelserne (f.eks. GDPR). Der skal træffes passende sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at kun autoriserede personer har adgang til dataene.

Disse omfatter:

• Kryptering af de lagrede data.
• Regelmæssig kontrol og revision af datalagringssystemet.
• Beskyttelse af systemer mod uautoriseret adgang.
• Opret adgangskontrol og autorisationer for brugere.

Konklusion

Sikring og arkivering af fartskriverdata er en vigtig opgave for virksomheder i transportsektoren, både for at overholde lovkrav og for at sikre effektiv flådestyring. Med den rigtige software, sikre datalagringsteknologier og regelmæssige sikkerhedskopier kan virksomheder sikre, at deres fartskriverdata forbliver sikre og tilgængelige – både til interne analyser og til juridisk kontrol.